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掌握這些技巧才能真正做好離職面談
2016-01-22 來源:世界經理人
 

企業進行離職面談的主要目的在于從離職員工那里獲得相關信息,以便企業改進工作和維系與離職員工的良好關系。

 

離職面談,顧名思義,是指在員工離開公司前與他進行的面談。有統計數據顯示,目前絕大多數企業有一套相對穩定的招聘與甄選制度,但是具有離職員工關系管理意識并建立了面談記錄制度的不到10%,而能夠根據離職面談記錄進行數據加工,建立員工流失關鍵要素分析、流失成本分析,并基于該分析報告著手改善公司內部管理和組織文化建設的企業不到1%。

 

從中反映出,大多數企業對離職面談并不重視,或者說有流程卻形同虛設。那么離職面談到底重要與否呢?我們不妨先來看一個故事:

 

三國時期,劉備創業前期的首席謀士徐庶因為老母親被曹操扣留,不得不向劉備提交辭呈,劉備百般挽留無果,只得進行最后的離職面談。面談氣氛懇切感人,劉備不僅放聲大哭,還親自為徐庶牽馬,送了一程又一程,不忍分別,讓徐庶感動得熱淚盈眶,揮手道別走了好幾里后,忽然想起一件至關重要的事,急忙打馬回轉特意向劉備推薦接替自己的最佳人選,也就是更勝自己一籌的諸葛亮。這就是“徐庶走馬薦諸葛”的美談,也是劉備所創造的經典離職面談案例,送走一個員工,但卻為他推薦了一個更為優秀的繼任者。

 

可見,離職員工,即使是已經離開公司的員工,在某種意義上仍然可以是“潛在”的人力資源。而現實中,企業進行離職面談的主要目的在于從離職員工那里獲得相關信息,以便企業改進工作和維系與離職員工的良好關系,包含維系雙方關系、預防不利行為、獲得真實心聲等。

 

離職面談,何時談?誰來談?

 

恰當的時間做恰當的事情,把握好面談時機才能收到預期效果。離職面談要利用兩個時間點與員工交流,第一個是得到員工離職信息時,因為這個時候許多員工的離職意愿還不是非常明確、堅定,有時可能僅因某件事情的刺激而萌生去意,此時如能及時溝通,化解其一時之沖動,往往能使員工收回辭職決定,不至于鬧僵以至沒有回旋余地;第二個時間點是員工去意已決辦 理完離職手續后,因為此時離職員工再無任何顧忌容易講真話。

 

第一次離職面談,對于主動提出辭職的員工,員工直接上級或同事得到信息后應立即向其部門負責人和人力資源部反映,擬辭職員工部門負責人應立即進行離職面談,了解離職原因,對于欲挽留員工應進行盡量說服挽留,對于把握不準是否挽留的應先反饋到人力資源部以便共同研究或匯報,再采取相應措施。

 

第二次離職面談應由人力資源部主導。主管級以下員工可由員工關系主管或人力資源副經理進行面談;主管級以上員工(含主管級)由人力資源部經理或以上級別的負責人進行面談,原則上企業談話人應比離職者的職級略高,至少應對等。第二次面談應技巧性地讓離職員工自愿留下聯系方式,以便跟蹤管理,創造合作機會。

 

以人力資源部門主導的離職面談原則上應以人事經理為主,而不僅僅是一個人事專員;或者至少應保證主管級以上的離職員工由經理面談。

 

離職面談,怎么談?

 

1、多聽少說原則

 

在離職面談的過程中,代表企業與離職者進行面談的人員應多聽少說。應給予離職人員合適的空間和足夠的時間。適當的時候,應對離職人員進行善意引導或打消他的疑慮,而不是施加壓力。要記住,面談的目的是探出離職人員的想法、意見和對一些問題的答案,而不是進行說教或訓誡。

 

2、以開放性問題為主

 

多問一些類似“什么”、“如何”和“為什么”等開放式的問題,而不是用“是”或“否”就可以回答的封閉式的問題,除非你需要對某個觀點加以確認。面談時還應選好交流的主題,且盡量使之與離職員工利益直接相關,如對跳槽性質的員工進行面談應重點了解其辭職的原因和想法,究竟是為了個人發展、學習及家庭原因,還是對企業的管理模式、管理層的工作風格、團隊的氛圍、績效的評價狀況、當前職位工作內容等不滿。

 

3、記錄分析改進措施

 

最重要的是要將面談重點記錄下來,便于之后的分析整理工作。人力資源部門應以月度、季度或年度等為時間單位,將離職面談所獲的信息、數據進行細致分析,提 煉出導致員工流失的關鍵要素,測算出流失成本,綜合 成離職原因分析統計報表,通過分析匯總,全面反應員工離職的真正原因、整體人事變動情況以及據此提出的改進公司政策、管理制度方面的建議,報分管領導參考決策。

 

 
 
 

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